電子ファイルファイリングの秘密保護の管理方法

コンピュータ応用の普及と電子文書の大量発生に伴い、電子ファイルをアーカイブするの管理世界中のファイル関係者の注目の的となっています。現在の状況は多くの単位で電子ファイルが自発的に形成され保管されている状態です。管理の上で定款がなくて、職責がなくて、更に意識があるのがそれをファイリングして保存すると言えないで、あるものはすでに電子ファイルの破損、失効、散逸、秘密漏洩をもたらして、その損失は補いにくいです。実務的かつ効果的な措置をとる。各部門が日増しに増えているデジタル記憶を救助し、貴重な新型キャリア情報資源を蓄積するための切実な必要性だけでなく、この理論を推進する深層人の発展にも役立つ。私はコンピュータ技術の特徴から出発して、当組織の管理の中の実際的な問題に対して、浅い認識を話します。

集中統一管理を原則として電子ファイルを明確に保存する管理システム

アーカイブ電子部品は誰が管理しますか？実践の中には二つの意見があります。一つはコンピュータステーション（または情報センター）が管理します。二つはファイル部門が管理します。前者の理由は、コンピュータ部門がネットワークサーバを制御して端末システムの本体を獲得し、アーカイブ電子ファイルの登録、転送、予備、同寅などの技術処理に有利であることである。技術部門には経験豊富なコンピュータ専門家が配備されており、コンピュータ応用の複雑な技術問題の解決に有利である。そのため、一部のコンピュータ部門はこの機能をファイル部門に任せることが不安です。ファイル部門はコンピュータの専門設備とコンピュータの専門人員が不足しています。だから管理方法を制定するには、まずこの問題を明確にしなければならない。ファイル集中管理の原則に基づき、アーカイブ電子ファイルは最初からファイル部門の統制管理があることを明確にすべきだと考えています。その理由は、アーカイブ電子ファイルの管理が優れた技術性を持っていますが、より一般的なファイルの共通性を持っているからです。この管理をうまくやるには、まず技術問題ではなく、方法問題です。ファイル部門は現在技術条件が不足しています。ファイル部門によって管理されるのは少なくとも以下の優越性があります。一つはファイルの専門的な視点から、各種類のアーカイブ電子ファイルの管理を統括的に計画し、それを規範化、専門化の軌道に組み入れることに有利です。二つは電子ファイルのファイル価値を正確に識別し、ファイルの収集、保存、保管、保護を統一して、アーカイブ電子ファイルの安全を確保することに役立ちます。

伝統的なファイル管理と比べて、アーカイブの電子ファイルの管理は非常に前の移動性を持っています。つまり、規範化管理の触角をアーカイブ前の電子ファイルの形成、収集、整理、保管の全過程に拡張しなければならないです。そうでなければ、アーカイブの電子ファイルの真実、有効、完備を確保することができません。このため、管理方法において、当社のコンピュータシステムの購入、更新、設計、応用と管理について、ファイル管理を明確にする要求であり、システム設計と運行において、アーカイブ電子ファイルの収集範囲、保存フォーマット、保存位置、バックアップ方式、機密区分、権限設定などの電子ファイルは技術部門がコントロールするコンピュータサーバに格納することができますが、ファイル管理の要求に応じて上記の要求を満たす技術措置を講じて、責任範囲を明確にします。第二に、チームが電子文書を形成する各業務部門は、電子文書のファイリング類目、記録内容、登録方法、安全保管措置、ファイリング時間とファイリング要求などを明確に管理規範を含み、これらの要求を各業務部門の仕事範囲と関係者の職責に組み入れる。管理方法はまた、ファイル部門が上記2つの仕事に対して監督、検査、指導の役割を持っていることを明確にしています。これもアーカイブ電子文書の集中管理の重要な方面を体現しています。

集中統一管理はまた、アーカイブ部門が電子ファイルを保存する制御方式にも反映されています。これは電子ファイルのアーカイブ方式に関連しています。電子ファイルのアーカイブには、一般的に2つの方法があります。物理アーカイブと論理アーカイブです。物理アーカイブとは、電子ファイルをオフラインで保存したキャリアにアップロードしてアーカイブ部門に転送するか、またはコンピュータネットワークを介してアーカイブ部門によって制御されたメモリに電子ファイルを保存することをいいます。いわゆる論理アーカイブとは、アーカイブ電子ファイルを保存する論理アドレスだけをファイル部門に知らせて、ファイル部門がネットワークを通じて直接にこの電子ファイルを調べることができます。論理アーカイブはコンピュータ情報共有の利点を発揮するのに有利であるが、管理の初期段階では物理アーカイブを強調しなければならない。その理由は、論理アーカイブの電子ファイルがアーカイブ部門に保存されているからです。管理の技術条件と規範がまだ成熟していない場合、ファイル部門はその安全保管と合法的アクセスを有効に監視しにくいです。したがって、現在の管理制度では論理アーカイブだけではなく、物理アーカイブの管理方法を同時に採用しなければならない。

　完全にそろっていることを目的として、全面的にアーカイブの電子ファイルの保存範囲を確定します。

1、ファイルの種類別に、ワード（表）処理ファイル、画像ファイル、グラフィックファイル、映像ファイル、音声ファイル、マルチメディアファイル、データベースファイルおよびコンピュータファイルの8種類が含まれています。

2、ファイルの機能によって、メインファイルとツール類、補助類ファイルが含まれています。各データ類ファイルの生成には特定のソフトウェア環境があります。メインデータベースファイルにはいくつかの補助データベースや索引ファイル、備考ファイルなどが添付されています。コンピュータプログラム類ファイルにはいくつかの補助設計ファイル、図形ファイルなどが添付されています。

3、文書の形成過程によって、下書きの種類、定稿の種類のファイルを含んで、定稿はまだいくつかのバージョンがあるかもしれません。現在は主に最終的な定稿ファイルと重要な修正バージョンをファイリングします。

4、ファイルの内容によって分けて、すべてのファイルの保存価値を持つ電子ファイルを含みます。これは差し迫った解決が必要で、また一時的に解決しにくい問題です。私達のやり方は一つは伝統的な紙のファイルの保存範囲を参照することで、原則として伝統的なアーカイブ範囲の内容を持つ電子ファイルは全部アーカイブ範囲に入れます。その保管期限も伝統書類の保管期限を参照してください。また、電子ファイルの特徴によって、公文書の動きを反映したデータベース、ファイル管理のカタログデータベースなど、アーカイブの範囲を適切に拡大します。第二に、本組織のコンピュータ応用の現状を研究分析し、ファイル部門がコンピュータセンターと各業務部門と共同し、本部門のコンピュータ応用の範囲によって、各部門の電子ファイルのアーカイブ類を具体的に確定する。当社のコンピュータ応用の継続的な拡大に伴い、このアーカイブ類は徐々に修正し、補充し、より完全になるまで。{pageubreak}

　電子ファイルの作成とパネルを主な内容として、電子ファイルの整理を行います。

アーカイブされた電子ファイルの情報は、コピーによって便利に異なるキャリアに転送され、コピーが崩れないようにすることができます。ファイルは保存されたキャリアよりも紙のファイルのように恒久的な依存関係が存在します。これにより、電子ファイルの整理も伝統的なアーカイブボリュームのようにはできません。電子ファイルまたはアーカイブは肉眼で直接識別できないため、特定の技術設備とサポートソフトに依存しなければならず、その検索利用は特に完全で正確な記録情報に依存しているので、電子ファイルの記録は紙のファイルよりも重要な資料に多くの新しい内容を与えられています。伝统的なファイル管理の机能は主にファイルの実体とファイルの情报の管理に対してで、しかもよく前者に重视して、电子ファイルをアーカイブするのは后者に重视して、これはまたアーカイブの电子ファイル管理の実践の中で直面する1つの新しい课题です。

伝统的なファイルの整理の仕事は主に电子ファイルの管理と検索利用を便利にするために、オフラインで保存されているアーカイブの电子ファイルについて、その整理の仕事は主にセットディスクです。グループディスクとは、一定の規則に従って、関連ファイルをディスク、光ディスク、テープなどの媒体にコピーして結合することです。電子ファイルに曲は完備した著書がありさえすれば、コンピューターを使って私を調べることができます。そのため、そのディスクはいわゆるファイルの6つの特徴を考慮する必要がなくてもいいです。私達のやり方は保管期限、保存部門によってセットします。その理由は、保管期限の異なるファイルを分割して保管すると、異なる期限によって定期的にコピーしやすくなり、アーカイブの電子ファイルの保管寿命を延長します。統一したアーカイブ部門のファイルを統一ディスクに集めて、ファイルのコピーを利用しやすいからです。電子ファイルグループディスクの統一的な仕様を確保するために、この仕事はファイル部門がアーカイブファイルを受信する時にまとめて完了します。グループディスクの後、ファイル人員は統一的なデータベース構造と規範的な名前でディスク内のファイルディレクトリ表を作成して、コンピュータがこのディスク内のファイルの検索に有利です。

伝統的な文書や書類の作成規則は電子ファイルのアーカイブには完全に使用されなくなりました。そのため、管理方法では電子文書の特徴に基づいて、その記録規則を明確にし、主に記録項目と各項目の定義を明確にしています。電子文書の作成には、キャリアの記録と書類の作成の二つが含まれています。キャリアの記録には、「キャリアタイプ」とディスク、光ディスク、テープの3種類があります。「ディスク番号」は、3種類のキャリアタイプによってそれぞれ流水番号を作成します。「保管期限」は、この体内の電子ファイルの保管期限を記録します。文書の作成には、「文号」というファイルを保存する唯一の識別番号が8桁から構成され、上位4桁は毎年の流れ番号である。「ファイル名」、すなわち電子ファイルの名前である。名前と拡張子の二つの部分から構成されている。「ファイルタイプ」は署名されたファイルの種類によって8種類に分けられ、各応用規範の語彙によって表している。「技術環境」は、この電子ファイルを作成するソフトウェア名、すなわちファイル名、ファイルの作成機能、ファイル名、すなわちファイルの作成日付、即ちファイル名、ファイル名、ファイルの作成日付、ファイルの作成日付、即ちファイルの作成担当部門、即ち「ファイルの作成日付、即ち「ファイルの作成日付」、「ファイルの「ファイル名、「ファイルの作成日付」、「ファイルの「ファイルの作成日付」、即ち「ファイルのファイルの内容が同じである他のキャリアファイルのグループ番号。「ファイルソース」、つまりこのファイルはどのコンピュータのどのメモリのディレクトリから残りましたか？

　真実、有効を確保することを目的として、電子ファイルを保存する品質検査を行います。

電子ファイルの性質に対して、管理方法を制定する時に、下記の三関を明確に把握します。一つは入り口関で、つまりファイル部門が電子ファイルを受信する時に、各ファイルが正常に読み取られ、開けられたり、運行されたりするかどうかを確認します。コンピューターウイルスに感染されたかがあります。内容が完全か？第二に、関系を利用することです。つまり、普段利用している时に、ファイルが壊れたり、ウイルスに感染したりしたら、直ちにこのキャリアのメモリにあるすべてのファイルを検査して、破损したファイルを修复する措置を取ります。電子ファイルを利用する時は、コンピュータの故障やウイルスによる正常な電子ファイルの破壊を特に防ぐ必要があります。第三に、定期的に抜き取り検査を行います。即ち、保存後の電子文書に対して定期的に検査する制度を作ります。データ類電子ファイルの検査は正常に読まれていますか？プログラム類電子ファイルの検査は正常に行われていますか？

　　オフラインキャリアを中心にアーカイブ電子ファイルの保護を強化する

私たちの立脚点はアーカイブの電子ファイルをオフラインで保存するか、実際に使用する電子ファイルを大量に保存するか、それともフロッピーで保存するかです。光ディスクは新しいタイプの記憶媒体として、ディスクより良好な干渉防止能力と構造安定性があり、電子ファイルの長期保存に有利である。したがって、アーカイブ部門は光ディスク記録装置を備え、アーカイブ電子ファイルを光ディスクに転送することを提唱する。しかし、記録装置が一時的に普及しにくくなりました。今の状況によって、フロッピーディスクを渡し物として保存しています。したがって、ソフトディスクと光ディスクの保護は現在の電子ファイルの保存キャリアの保護の重点であり、このため、管理方法において以下の初期保護措置を明確にする。

1、フロッピーディスクの保護

（1）ソフトディスクの規格を統一する。現在は3.5メモリの高密度ディスクが一般的に使用されていますが、初期に形成された電子ファイルの多くは5ディスクの低密ディスクに存在しています。コンピュータの更新に伴い、これらのディスクのファイルはコンピュータに読み込めなくなりました。

(2)ハードディスクを真剣に選択します。フロッピーディスクの品質はディスク内の情報の保存寿命に直接影響します。高品質のフロッピーディスクは良好な保管条件で10年近く保存できます。現在市場には多くの劣悪な製品が存在していますので、フロッピーディスクを買う時には品質をちゃんと管理してください。

（3）保管条件を規範化する。ソフトディスクを強い磁場干渉がない、振動がない、塵がない、腐食性ガスがない、温度湿度が適当な環境に保管してください。環境空気の相対湿度は40%から50%に制御されます。温度は摂氏14～24度に抑えられている。

（4）ウイルスの予防を強化する。各業務部門にコンピューターのウイルスチェックを強化し、電子ファイルを保存するディスクにウイルスがないようにし、ディスクを書き込み保護状態にすること。

（5）暗号化されたディスクの管理。メモリ上で暗号化されたり、ファイル名が隠しられたりしている電子ファイルがありますが、パスワードやファイル名が忘れられていると、電子ファイルは開けにくくなります。このようなファイルを復号し、ファイル名を表示してアーカイブに保存します。

（6）条件が許容されている場合、電子ファイルを格納するフロッピーディスクのキャリアをディスクなどの他のより長く保存するためのキャリアに適時に交換する。

2、光ディスクの保護

（1）排出と使用を規範化する。光ディスクの保存は、光ディスクの歪みを防ぐために、中に置かれ、中に立って置かれるべきであり、使用中に摩擦や傷による光ディスクの損傷を避けるべきである。

（2）温湿度環境を良好に保つ。高温は光ディスクを酸化して、変形してあるいは老化することができて、湿っぽい会は光ディスクの基をカビが生えて変化して、このために光ディスクの保管の温度は摂氏14-24度で制御しなければならなくて、相対湿度は45%-65%にあります。

（3）光を避けるように注意する。光ディスク材料のプラスチック保護層は紫外線に極めて敏感で、直射日光により光ディスクが早期に劣化します。そのため、光ディスクは光を避けることに十分注意します。

ディスクにしろ、光ディスクにしろ、定期的にコピーすることは、現在の拡張ファイルの電子ファイルの有効な措置であり、ディスクは2年ごとに、光ディスクは5年ごとに回転して保存し、転送後のキャリアは元のキャリアと同じ番号で保存することを規定しています。