外国貿易の英語の手紙と電報の作文の技巧

英文のレターのヘッダは、送信会社の名前、マーク、通信住所、電話番号、ファックス番号、電子メールなどを含みます。手紙の宛先を書く目的は、手紙がどこから来たかを把握し、返信するための連絡先を提供することです。

多くの会社ではヘッダ付きの便箋を印刷しています。一般的に、簡単なヘッダを便箋の上の端に置いて、複雑なヘッダを便箋の右側か上下の両端に置くのが好きです。このようなレター用紙を使って手紙を印刷する時は、必ずヘッダに十分なスペースを残してください。

に対するプライベートビジネスレターは、就職活動の手紙など、一般的に手紙の右上に書かれています。

手紙の長さが2ページを超えると、2ページ目からヘッダが不要になります。ページ番号、宛先名、日付を記入するだけです。

英語の住所の書くことと中国語の住所の書くことは大きな違いがあります。特に注意すべきなのは、住所の句読点は正しく使うべきです。現在の習慣では、行末に句読点をつけないのが普通ですが、行間に句読点を入れるべきところは省略してはいけません。番地と町名の間には句読点がないが、都市と国名の間にはコンマで区切らなければならない。

英文ビジネスレターの中で呼称の書き方にはこだわりがあります。

英語の手紙では、宛名は宛名に対する敬称です。一般的には手紙の中の住所の下に行を空けます。Attentionがある時も同じです。Attentionの下に行を空けます。後にはコンマ（英式）を使いますが、コロン（アメリカ式）を使うこともできます。

　　もし手紙は会社に送るもので、直接の連絡先はなく、「Dear＿Sirs」または「Gentlemen:」と呼ぶべきです。受信者の性別が確認できない場合には、To Whom It May ConcernまたはDear＿Madam or Sirを使用することもできます。しかし、この二つの呼称はできるだけ使わないようにします。人々は十分な友好を示すことができないと思います。特定の組織に手紙を書く時には、Dear Member、Dear ca Customer、Dear Human Resource Managerという呼び方がもっと好きです。

宛名がわかれば、直接名前を呼び方に使うべきです。

1.ビジネスレターは主にDear Miss Brown、Dear Mr.Smithを使います。Dearは公務上の付き合いの礼儀正しい形式です。

2.親戚や親しい友達に送るときは、DearやMydearに親族関係を表す呼称や直接名前をつけます。例えば、My dear father、Dear〓Tomなどです。

また、名前には肩書、職位、職名、学位などがあります。例えば、Dear Prof.David Schler、Dear Dr.John Smith。

ビジネスレターのテーマは無視できません。

ビジネスレターを書くSubjectは、手紙の主な内容をすばやく理解することができます。普通は手紙の中にReference Numberがあれば、Subjectを書くとは限りません。

SubjectはSalutationの次の行にあります。普通は3種類の書き方があります。直接書き、Subject:とRe:目立つためにはアンダーラインも追加できます。太さを加える、全大文字など、例えば：

INVOICE 12345

Re:Invoice 12345

Subject:Invoice 12345

適切な結びのあいさつを書く

ほとんどのビジネスレターは最後の挨拶を使います。本文の下に書いてあります。最初の文字は大文字で、最後の単語の後ろにコンマがあります。

どのような字句を選択するかは、通常著者自身で決められます。一般的には、結びの敬辞と冒頭の呼称は強い関係があります。

1.受取人の名前が分からない場合、最初の呼称はDear Sirs、（イギリス式）またはGenterlmen:（アメリカ式）で、最後の敬辞はYours_faithfully、（イギリス式）またはYours truly、（アメリカ式）を採用する。

2.受取人の名前を知っていれば、最初の呼称はDear Mr.Brownで、最後の挨拶はYours_sincerrely、（イギリス式）またはSincerrely、（アメリカ式）を採用する。

もちろん、結びの敬辞はまだ多くの形式があります。

1.正式（敬意を表す）

Respectfully

Respectfully yours、

Very respectfully yours、

2.正式

Yours truly

Very truly yours、

Yours faithfully、

3.個人的な、最も一般的な方法

Yours sincerrely，

Sincerrely yours，

Very sincerrely yours、

Sincerrely

4.略式（親しさを表す）

Cordially、

Cordially yours，

Best regards

Warmest regards、

英文ビジネスレターのサインを無視しないでください。

サインは発信者の署名した名前です。手书きでも、コンピュータ、タイプライターでも、秘书によって印刷された手纸でも、文书の终わりの辞书の下に残した4行间のところに名前をサインします。正式な手紙にサインがないと、大変失礼なだけでなく、法的効力もありません。

署名は手紙を書く人を表していますので、形と書き方は固定しています。サインはペンが一番いいです。署名はまねしにくいし、分かりやすくしなければなりません。見分けやすいように、一般的なビジネス文書はサインの下に差出人の名前をタイプで打つものです。

署名のフォーマットと規則には以下の約束があります。

1.署名者が会社、ある単位の名義を代表する場合は、結語の下に大文字の単位名を全部出してから署名します。

2.女性がサインする時は、返信者が正しく呼称を使うために、タイプライターの名前に注（Miss）または（Mrs.）を付けるべきです。

3.担当者が不在で担当者がサインを代行する場合は、by、for、perproまたはP.の文字を追加します。